INTRODUCTION

Dans le cadre de ses activités, Clinique Kiné Santé Kinésithérapie (ci-après désignée « Clinique Kiné Santé » ou « nous») collecte, utilise et traite des renseignements personnels et autres informations afin de réaliser sa prestation de services. Comme nous avons à cœur le respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations transmises par nos clients, nous veillons à respecter les exigences en cette matière.

Ainsi, cette Politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après désignée la « Politique ») vise à vous informer de nos pratiques quant à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels fournis à la Clinique Kiné Santé et à vous témoigner notre engagement à protéger ces informations. Également, la Politique prévoit le processus d’accès, de portabilité, de rectification, de retrait du consentement, de refus et de plainte eu égard aux renseignements personnels que nous détenons.

OBJET

La présente Politique a pour objet d’encadrer la collecte, l’utilisation, ainsi que la communication des renseignements personnels des clients, employés, fournisseurs et utilisateurs du site web www.kinesante.ca (ci-après le « site web ») de la Clinique Kiné Santé. Cette Politique adresse la façon dont vos renseignements personnels sont protégés. Nous nous assurons que nos pratiques en matière de respect de vos renseignements personnels demeurent conformes à la législation en vigueur, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi qu’aux autres dispositions législatives et règlements applicables.

Notons également que les obligations déontologiques de nos professionnels prévoient des règles en matière de confidentialité des informations de même que des règles concernant la tenue de dossier et les délais de conservation des dossiers. Ces différentes obligations, lorsqu’applicables, ont préséance sur les règles prévues par la présente Politique.

Enfin, cette Politique vise à énoncer les méthodes et les moyens mis en place pour respecter le cadre législatif applicable aux renseignements personnels et à la confidentialité des informations que la Clinique Kiné Santé obtient de ses employés, clients et fournisseurs.

Renseignements personnels collectés

Dans le cadre de l’exécution des services ou du mandat qui nous est confié ou lorsque vous naviguez sur notre site web, remplissez un formulaire ou envoyez un courriel à notre équipe, Clinique Kiné Santé peut colliger ou requérir des renseignements qui permettent de vous identifier personnellement. Selon la loi, est un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier. Afin de permettre l’exécution des services et en conformité avec la présente Politique, vous acceptez la collecte et l’utilisation des renseignements personnels.

Lorsque vous fournissez vos renseignements personnels, vous consentez à ce qu’ils puissent être utilisés aux fins mentionnées ci-dessous, dans la section « Utilisation des renseignements personnels » et à ce que Clinique Kiné Santé en soit le détenteur autorisé. Nous pouvons utiliser, de temps à autre, ces renseignements pour communiquer avec vous.

Si vous êtes âgé de moins de 14 ans, nous devons obtenir le consentement de votre titulaire de l’autorité parentale ou de votre tuteur pour obtenir des renseignements personnels vous concernant.

Lors d’une prise de rendez-vous en ligne ou téléphonique et afin de traiter votre demande, seuls les renseignements personnels nécessaires seront recueillis. Les renseignements que vous nous aurez fournis pourront être communiqués au personnel de la Clinique Kiné Santé dans la mesure où l’information concernée est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

La Clinique Kiné Santé a requis de son personnel la signature d’un engagement de confidentialité, lequel prohibe l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels obtenus dans le cadre de leurs fonctions. Les professionnels de notre équipe sont quant à eux visés par le secret professionnel et les autres règles déontologiques applicables à leur situation.

AUTRES RENSEIGNEMENTS

Nous pouvons recueillir des renseignements qui ne peuvent pas vous identifier personnellement, notamment l’heure et la date de votre visite sur notre site web, l’adresse IP de votre ordinateur, le lien à partir duquel vous accédez à notre site web, les pages que vous visitez, ainsi que le type de navigateur et le système d’exploitation que vous utilisez.

Nous pouvons également utiliser des témoins (cookies), lesquels sont des éléments d’information que notre serveur stocke sur le disque dur de votre ordinateur par l’intermédiaire de votre navigateur. Vous pouvez activer les témoins en réglant adéquatement les paramètres de votre navigateur. En particulier, nous utilisons des témoins qui permettent :

de gérer l’authentification des utilisateurs;
de mesurer les statistiques de notre site web et de définir l’auditoire et le public cible;
d’améliorer votre expérience de navigation, via l’utilisation de fenêtres contextuelles;
d’enregistrer vos préférences.

Nous pouvons utiliser l’outil d’analyse d’audience Google Analytics pour obtenir des statistiques démographiques sur les visiteurs de notre site web et des statistiques sur leurs habitudes de navigation. Nous pouvons également nous servir de ces données pour mieux comprendre leur comportement ou améliorer la structure de notre site web. De plus, Google Analytics nous permet d’établir le profil de nos auditeurs actuels ou potentiels, de façon à améliorer notre offre de produits et services. Pour collecter des renseignements anonymes et produire des rapports de statistiques, Google Analytics peut utiliser des témoins, mais sans vous identifier personnellement.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Lorsque nous collectons des renseignements personnels, nous demandons votre consentement, et ce, par divers moyens, par exemple soit en remplissant un formulaire, soit en cliquant sur une autorisation de façon électronique, ou par tout autre moyen nous assurant que vous donniez un consentement éclairé à nous transmettre de tels renseignements.

Par ailleurs, lorsque nous communiquons avec vous ou que vous communiquez avec nous dans le cadre de la réalisation d’un mandat professionnel que vous nous aviez confié, nous présumons alors que vous consentez à nous transmettre des renseignements personnels vous concernant aux fins de la réalisation de ce mandat.

Toute action qui se rapporte à une inscription ou à un formulaire de contact nécessite la transmission volontaire de vos renseignements personnels. Lorsque ces renseignements sont obligatoires au traitement de votre demande, vous êtes avisé directement sur le formulaire à remplir.

Vous pouvez retirer votre consentement. À cet égard, nous vous référons à la section droit au retrait du consentement, ici-bas.

Paiement

Lorsque vous procéder au paiement de nos services professionnels, nous recueillons les renseignements suivants :

Votre nom, votre prénom, votre adresse personnelle, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone.

Nous recueillons aussi votre numéro de carte de crédit, mais ce dernier est communiqué directement par l’entreprise de paiement direct qui agit à titre de partenaire, à savoir Stripe, Moneris ou Go Rendez-Vous. Nous ne recueillons jamais ni ne stockons dans notre système informatique les informations concernant votre carte de crédit. Nous nous assurons que nos partenaires, Stripe, Moneris ou Go Rendez-Vous, prennent des mesures de sécurité adéquates dans la protection de vos données personnelles, incluant vos données financières. Dans le cadre de leurs opérations, Stripe, Moneris ou Gorendezvous utilisent des serveurs informatiques à l’extérieur du Québec et du Canada pour stocker de l’information électronique.

Gorendezvous

Lorsque vous réservez un rendez-vous via le site Web Gorendezvous, nous recueillons les renseignements suivants aux seules fins de pouvoir communiquer avec vous:

Votre nom, votre prénom, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel.

Site web

L’utilisation de notre site web ne nécessite pas de s’y enregistrer ou d’utiliser un mot de passe pour y avoir accès.

Des renseignements personnels qui sont habituellement enregistrés par les serveurs Internet peuvent être collectés lors de votre navigation sur notre site Internet, tels que l’adresse de protocole Internet (adresse IP), la date et l’heure de l’accès, de même que le système d’exploitation et le navigateur utilisés par l’internaute. Les statistiques démographiques sur nos visiteurs (groupe d’âge, pays d’appartenance, langue de correspondance, etc.) et leurs habitudes de navigation (pages consultées, nombre de visites, durée de consultation, etc.) sont également considérées comme des renseignements personnels.

Nous recueillons de tels renseignements, principalement par l’intermédiaire de témoins (cookies). Les témoins sont de petits fichiers de données qu’installe le navigateur sur le disque dur de l’ordinateur d’un internaute, lors de sa première visite sur un site Internet.

Les données concernant l’utilisateur sont collectées pour nous permettre de fournir nos produits et services ainsi que pour les fins suivantes : publicité, analyse de comportement et statistiques, contact avec un client, interaction avec les réseaux sociaux et plateformes externes, inscription et authentification, réponse aux commentaires, remarketing et ciblage selon les habitudes de visite.

Outil analytique

Nous utilisons l’outil d’analyse d’audience Google Analytics pour obtenir des statistiques démographiques sur ses visiteurs et des statistiques sur leurs habitudes de navigation. Nous pouvons également nous servir de ces données pour mieux comprendre leur comportement ou améliorer la structure de notre site web. De plus, Google Analytics nous permet d’établir le profil de nos utilisateurs actuels ou potentiels, de façon à améliorer notre offre de produits et services. Pour collecter des renseignements anonymes et produire des rapports de statistiques, Google Analytics peut utiliser des témoins, mais sans vous identifier personnellement.

Désactivation des témoins (cookies)

Tout utilisateur est en mesure d’activer ou désactiver l’utilisation des témoins par Google. Pour ce faire, rendez-vous à l’adresse suivante : https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=fr.

Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels conformément à la législation présentement en vigueur au Québec eu égard à la protection des renseignements personnels, et aux seules fins mentionnées dans cette Politique, et conformément à nos obligations déontologiques et légales de nos professionnels, dans la réalisation de nos mandats.

Clinique Kiné Santé n’utilise et divulgue vos renseignements personnels que lorsqu’elle a obtenu votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi. Ces renseignements personnels sont utilisés pour communiquer avec vous, vous fournir les services ou les renseignements que vous avez demandés ou vous transmettre des informations susceptibles de vous intéresser.

Aucune information n’est vendue, diffusée, échangée ou communiquée à des tiers à moins que la loi l’exige ou que vous donniez votre consentement, et sauf les cas mentionnés à la présente Politique.

Vos renseignements personnels sont ainsi notamment utilisés pour :

Fournir et maintenir notre site web, y compris surveiller son utilisation;
Assurer l’exécution d’un contrat de services en rendant les services demandés, en plus d’accomplir tout acte, service, document directement ou indirectement requis par le contrat de services ou par les services rendus;
Communiquer avec vous par courrier électronique, téléphone, rencontre virtuelle, message texte ou autres formes équivalentes de communication électronique ou sous forme de communications informatives liées aux fonctionnalités, produits ou services, y compris les mises à jour de logiciels ou de sécurité, lorsque cela est nécessaire ou raisonnable pour leur mise en œuvre;
Recueillir des statistiques et obtenir des renseignements sur les utilisateurs du site web;
Pour effectuer des paiements et procéder à la facturation, ces renseignements étant ensuite communiqués à nos prestataires de services financiers, le cas échéant;
Personnaliser automatiquement vos documents avec vos coordonnées ou renseignements personnels;

Partage des renseignements personnels

Tous les renseignements personnels que nous recueillons, quels qu’ils soient, sont confidentiels et le resteront. Aucune information n’est transmise à une personne qui n’agit pas comme employé, mandataire, sous-traitant, entrepreneur, prestataire de services, pour ne nommer que ceux-là, pour le compte de la Clinique Kiné Santé, sauf si la loi nous y oblige.

Nous partageons vos renseignements personnels avec certains tiers de confiance, dont :

Des tiers fournisseurs qui offrent des services informatiques et internet, de services financiers, et d’autres services. Nous fournissons seulement les renseignements nécessaires pour l’exécution de leur mandat et nous nous assurons qu’ils prennent les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements qui leur sont transmis;
Nos conseillers professionnels, lorsque des renseignements personnels doivent leur être partagés pour la réalisation d’un mandat spécifique qui leur est confié;

Ce faisant, vos renseignements personnels sur papier sont conservés exclusivement à nos bureaux.

Vos renseignements personnels sont aussi stockés dans nos bases de données (y compris par stockage local), les bases de données d’entreprises affiliées ou les bases de données gérées par des tiers fournisseurs de services. Ces fournisseurs sont situés au Canada et peuvent aussi être situés à l’étranger, y compris aux États-Unis et aux Pays-Bas, notamment quant à l’hébergeur de notre site web. Ces données seront automatiquement transférées vers ces bases de données, en conformité avec la législation applicable. En naviguant sur notre site web, vous consentez à de tels transferts transfrontaliers de renseignements personnels aux États-Unis et dans d’autres territoires.

Malgré la présente Politique, toute organisation, clinique, employeur, assureur ou organisme gouvernemental ayant des liens d’affaires avec la Clinique Kiné Santé demeure responsable de conserver tous les éléments requis au dossier médical électronique des clients (usagers/patients), de leur organisation ou clinique conformément aux lois et aux règlements en vigueur.

La Clinique Kiné Santé s’engage à conserver les données des clients aussi longtemps que ces tierces parties le requièrent. Sur présentation d’une demande écrite d’une tierce partie ayant des liens d’affaires avec la Clinique Kiné Santé, cette tierce partie s’engage à effacer les données concernées de ses clients.

De façon plus spécifique, notre fournisseur infonuagique de logiciel de gestion, Gorendezvous, qui permet la gestion intégrée de nos dossiers et de prise de rendez-vous conserve généralement toutes les données du logiciel au Canada, toutefois certains services de tiers spécifiques peuvent être traité et conserver dans d’autres pays, y compris aux États-Unis.

De même, pour les services informatiques spécialisés Google Workspace pour entreprises, toutes nos données détenues par l’entremise de Google, sont conservées au Canada et dans d’autres pays. Il en est tout autant pour les services informatiques spécialisés Zapier dont nos données détenues par Zapier sont conservées au Canada et dans d’autres pays.

Lorsque vous effectuez des paiements électroniques à notre clinique, via les services de notre fournisseur de paiements électroniques, nous ne collectons pas de renseignements personnels à cet égard, mais obtenons les derniers chiffres de la carte utilisée pour le paiement, pour fins de traçabilité et de comptabilité. Nous nous assurons que notre fournisseur utilise des mécanismes de protection adéquats et sécuritaires pour obtenir, utiliser, gérer et protéger les renseignements personnels relatifs aux transactions financières qu’il effectue pour notre compte et pour le compte de nos clients.

Nous nous efforçons de veiller à ce que les renseignements personnels que nous transmettons au Canada et hors du Canada via nos partenaires, soient adéquatement protégés. Nous veillons à ce que nos partenaires utilisent des mécanismes de protection de confidentialité et de sécurité au moins aussi performants et sécuritaires que ceux que nous utilisons.

Durée de la conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont conservés tout au long de la durée du mandat de la prestation de service et pour l’accomplissement des finalités pour lesquels ces renseignements ont été récoltés.

En vertu des règles qui nous gouvernent, nous sommes également tenus de conserver les dossiers de nos clients pendant une durée minimale de cinq (5) ans suivant la fermeture de leur dossier.

Protection physique et administrative des renseignements personnels

Compte tenu de l’importance de protéger vos renseignements personnels, nous maintenons des mesures de protection physiques et administratives dans nos bureaux et locaux d’entreposage. Tous les représentants de la Clinique Kiné Santé et les tiers fournisseurs dont nous retenons les services et qui traitent de renseignements personnels, sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels.

Les renseignements personnels sur support électronique sont protégés par des moyens technologiques efficaces, tels que des mots de passe, des murs pare-feu, des logiciels antivirus et autres logiciels de protection, qui sont mis à jour régulièrement par nos partenaires experts en informatique.

DROIT DE L’UTILISATEUR OU CLIENT

En tant qu’utilisateur ou client, vous disposez d’un droit d’accès, de portabilité, de rectification ou d’effacement de vos renseignements personnels, ainsi que d’un droit de retrait du consentement à certains traitements desdits renseignements. Si certains de ces droits s’appliquent de manière générale, d’autres ne s’appliquent que dans certaines circonstances bien précises. Ces droits se décrivent comme suit :

Droit d’accès aux renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels, d’obtenir une copie des renseignements personnels que nous traitons et d’obtenir des informations sur le traitement interne des renseignements personnels que nous réalisons. Dans le cas où vous demandez à connaître les renseignements personnels que nous traitons, nous vous fournirons gratuitement les informations suivantes : les objectifs du traitement, les catégories de renseignements personnels traitées, les catégories de personnes qui ont accès à vos renseignements personnels, le ou les destinataires des renseignements personnels, la durée de conservation des renseignements personnels et des informations sur les transferts de données.

Vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que vos renseignements personnels sont traités ou non et, le cas échéant, l’accès à vos renseignements personnels. Le responsable du traitement vous fournira une copie des renseignements personnels traités et ce, dans un délai raisonnable.

Droit à la portabilité des renseignements personnels

Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur. Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected].

Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour donner suite à votre demande, étant toutefois entendu que des difficultés pratiques sérieuses pourraient limiter notre capacité à y donner suite.

Droit de rectification

Vous avez le droit, si nécessaire, de faire modifier, supprimer ou restreindre vos renseignements personnels. Chaque demande faite à cet effet doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected].

Veuillez noter que nous pouvons rectifier, reconstruire ou supprimer des renseignements incomplets ou inexacts à tout moment, à notre propre discrétion. Vous avez le droit d’obtenir de notre part, dans un délai raisonnable, la rectification de renseignements personnels inexacts. Vous avez le droit, en tenant compte des finalités du traitement, de compléter des renseignements personnels incomplets, notamment en nous fournissant une déclaration supplémentaire à cet égard.

Droit au retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels à tout moment. Dans ce cas, s’il n’y a pas d’intérêt légitime prépondérant à poursuivre le traitement de vos renseignements personnels (par exemple pour respecter nos obligations juridiques, résoudre des litiges, mettre en œuvre nos accords, etc.) et que lesdits renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la finalité initialement poursuivie, nous supprimerons vos renseignements personnels.

Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante [email protected]. En outre, vous avez le droit d’obtenir de notre part la suppression de vos renseignements et nous nous engageons à supprimer vos renseignements personnels dans un délai raisonnable. Vos données d’utilisateur seront supprimées dans un délai raisonnable suivant la fermeture de votre compte. Toutefois, le retrait de votre consentement pourrait mettre fin à notre prestation de services ou de biens dans les cas où nous ne sommes plus en mesure d’accomplir adéquatement notre mandat. Enfin, vous reconnaissez que certains renseignements personnels fournis dans le cadre d’une prestation de services ou de biens doivent être conservés à nos dossiers, en respect des règles qui gouvernent notre profession et de la législation applicable

Droit de refus

Vous pouvez nous demander de ne pas vous envoyer de communications commerciales et de ne pas utiliser vos renseignements personnels lorsque nous effectuons un profilage à des fins de marketing direct. Vous pouvez refuser de recevoir des bulletins d’information électroniques et d’autres communications commerciales en suivant les instructions de refus qui vous sont fournies dans ces courriels ou en envoyant une demande à cet égard à l’adresse suivante : [email protected].

Prenez note que les messages relatifs aux comptes transactionnels ne seront pas affectés et ce, même si vous refusez nos communications commerciales.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS

Nous conservons les renseignements aussi longtemps qu’il est nécessaire pour fournir les services demandés par nos clients et d’autres parties, résoudre les litiges et mettre en œuvre nos accords et ce, sous réserve de toute obligation légale et déontologique de conserver plus longuement ces informations.

Les renseignements associés à votre compte sont généralement conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires à la prestation de nos services, ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer ou que votre compte soit supprimé, sous réserve de nos obligations légales et déontologiques de conservation. Ils sont ensuite détruits de façon sécuritaire.

PROCÉDURE DE PLAINTE

Si vous avez une plainte à formuler concernant l’application de la présente Politique, vous pouvez la transmettre par écrit en vous adressant au responsable de la protection des renseignements personnels indiqué ci-dessous. Une telle plainte sera traitée conformément à la législation présentement en vigueur.

MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à la présente Politique en tout temps. Nous vous invitons donc à consulter fréquemment cette Politique.

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Monsieur François Grenier, président de la Clinique Kiné Santé est le responsable de la protection des renseignements personnels désigné par notre société.

Ses coordonnées sont les suivantes : [email protected], téléphone : 514-831-1286

L’adresse de notre clinique est le : 307-7105 rue Saint-Hubert à Montréal (Québec), H2S 2N1

Dernière mise à jour : Janvier 2024

Politique sur la protection des renseignements personnels et de confidentialité

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